换油前应先确认设备处于停机状态，卷筒无载荷，液压系统已经泄压，周围有足够操作空间。对于带制动器的液压卷扬机，还要确认钢丝绳和负载处于安全状态。
工具方面，通常需要准备接油容器、合适规格的新齿轮油、密封垫、清洁布和必要扳手。如果设备刚运行完，建议等待温度下降到适合操作的范围，避免烫伤。
放油时先找到减速箱放油口和加油口，一般先打开加油口，再打开底部放油口，这样旧油排出更顺畅。旧油排放过程中，不要让杂质重新进入箱体。
旧油状态能反映很多问题。如果油液明显发黑、有焦味、乳化发白，或含有较多金属颗粒，就不只是换油问题，还需要进一步检查密封、轴承和齿轮磨损情况。
旧油排净后，清理放油口周围杂质，必要时更换密封垫。加注新油前，应按设备说明或厂家建议确认油品型号和粘度等级，不宜随意混用不同型号油液。
油位过低会导致润滑不足，油位过高则可能引起发热、渗油或搅油损失。对于安装姿态特殊的卷扬机，油位判断还要结合实际安装角度，不能只凭经验估。
换油完成后，建议先低速空载运行一段时间，观察减速箱声音、温升和密封处是否渗漏。确认没有异常后，再逐步恢复正常负载。
如果试运行时出现异响、发热过快或油封渗油，应停机检查。不要因为刚换了油就默认设备状态正常，换油后的观察同样重要。
矿山、船舶、工程机械等工况较重的卷扬设备，粉尘、潮湿、冲击负载和连续运行都会影响齿轮油寿命。换油周期不宜只按日历时间固定判断。
如果液压卷扬机长期重载、频繁启停或环境温差较大，建议缩短检查周期。通过旧油状态、运行温升和设备声音综合判断，会比单纯按时间更稳妥。